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Posts Tagged ‘Dicas’

Olá queridos amigos! Vou trazer para vocês um segredinho que sempre que mostro nos meus treinamentos, acaba gerando uma surpresa em várias pessoas. Vamos aprender como fazer somatórios rápidos em nossas planilhas, facilitando muito nossa vida em diversas situações.

Caso queira, baixe a planilha e pratique junto com a leitura do blog, vamos lá?

Exemplo 1:

Você quer calcular o total da planilha rapidamente, faça o seguinte: selecione todas as células dos totais do RJ à RS, pressione ALT + = e voilá o total por Estado já será calculado rapidamente. Agora, selecione todas as células do total por mês, assim como, o total geral e também pressione ALT + =.

Simples e rápido, mas ainda tem mais!

Exemplo 2:

Agora você precisa calcular o total por trimestres, de acordo com a planilha abaixo:

Este é bem simples, uma vez que você já tem o formato de tabela já aplicado você pode clicar dentro da tabela na aba Design dentro de Ferramentas de Tabela, você poderá ligar a opção Linha de Totais.

Teremos o seguinte resultado:

Olha que beleza, você já terá os somatórios aparecendo automaticamente para cada linha. Agora você poderá fazer o somatório de cada trimestre facilmente. Basta clicar na primeira célula de cada trimestre. Ex.: E2 e pressionar ALT + =.

Exemplo 3:

Agora para completar nossa planilha falta calcular o total geral. Alguns fariam o cálculo para o carro somando cada trimestre (=E2+I2+M2+Q2), que tal fazer isso mais rápido? Para fazer isso, basta clicar na célula R2 e pressionar ALT + = novamente.

O próprio Excel se encarregará de fazer o somatório apenas dos trimestres, ou seja, o total dos totais, facilitando e muito a nossa vida. Agora, basta calcularmos a diferença entre as receitas e as despesas para termos o saldo e pronto.

Rápido, prático e divertido, não?

Agora você sabe que o Excel pode ser ainda mais o seu amigo de todos os cálculos.

Um grande abraço é até a próxima!

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Olá queridos amigos!

Hoje estou de volta com um assunto que gera muita confusão, principalmente para aquelas pessoas que precisam fazer monografias e trabalhos de conclusão de curso. A criação de Sumários (Índices Analíticos) no Microsoft Word. Para não gerar nenhum tipo de dúvida, iremos começar com um documento em branco, vamos lá?

Para criar rapidamente um documento em branco, basta pressionar CRTL + O.

Deixaremos a primeira página para o índice, portanto pularemos para a segunda página. Muitas pessoas ainda tem o péssimo hábito de ficar pressionando Enter até abrir a segunda página, por acaso, você já tentou pressionar CTRL + Enter? Isso fará você criar uma quebra de página, que fará você iniciar uma nova página sem precisar da repetição do Enter.

Bem, vamos ao trabalho. Várias pessoas montam seus documentos, mas não se preocupam em usar corretamente os estilos no seu documento, digitando e formatando seus títulos de qualquer maneira. Isso vai impedir que você possa utilizar o recurso de índice analítico, atrapalhando o seu trabalho, e fazendo você perder bastante tempo.

Vamos digitar o texto introdução:

Agora selecione este texto e formate com o Estilo Título 1, fica na aba Início, grupo Estilos, no Office 2007 ou na aba Página Inicial, grupo Estilos no Office 2010.

Teremos o seguinte resultado:

Coloque seu texto e caso precise de um sub-título, simplesmente você vai usar os outros estilos: Título 2, Título 3…

Obedeça sempre estas regras para que seu índice funcione corretamente.

Criei um exemplo com 5 páginas:

Se quiser baixe o arquivo de exemplo para você criar o índice junto comigo: baixe aqui.

Agora vamos criar o índice. Para isso, você deve primeiramente ir ao início do documento. Para isso, pressione CRTL + Home.

Agora vá até a aba Referências, Sumário e escolha um dos modelos propostos, ou clique em Inserir Sumário para personalizar o seu índice.

Neste exemplo vou utilizar a primeira opção.

 

 

 

 

Imediatamente o seu sumário aparecerá, de acordo com os estilos que você aplicou no seu documento, repare nos recuos existentes nos tópicos de nível 2. Um detalhe importante é que se você fizer qualquer alteração de conteúdo no seu documento, que possa influenciar em uma mudança nas páginas impactando em seu índice, basta clicar com o botão direito do mouse sobre seu índice e escolher a opção Atualizar campo.

Você terá duas opções:

Atualizar apenas os números de página: Quando você não quer adicionar tópicos adicionados posteriormente ao seu índice, apenas atualizando o número da página dos atuais.
Atualizar o índice inteiro: Atualiza todo o seu índice.

Bem amigos, caso tenham alguma dúvida ou sugestão, basta fazer um comentário, ou ainda, adicionar-me ao seu Twitter e mandar uma mensagem.

Caso queira saber sobre meus treinamentos, basta entrar em contato. Quer conhecer meus treinamentos, clique aqui.

Um grande abraço à todos e até a próxima!

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Olá Pessoal,

Esta é uma dica para aqueles que tem um certo probleminha com Pen Drives, como eu. Sabe quando você perde um Pen Drive cheio de informações importantes e não tem backup, pois acha que nunca irá perder o dito cujo? Então este serviço é para você. O DropBox é um serviço online, criado em 2007 e que funciona na “nuvem” usando os recursos do Cloud Computing e permite que você armazene e compartilhe pastas e arquivos com outros usuários e permitindo acesso aos seus arquivos de qualquer lugar.

Você começa com 2Gb de espaço, que vai aumentando conforme você vai convidando novos amigos para acessar as pastas compartilhadas. Você vai ganhando 250Mb à cada novo amigo adicionado podendo chegar ao máximo de 8Gb.

Depois de baixar o aplicativo, basta instalar o mesmo e criar uma conta para já começar a utilizar, o mais legal é  a integração que ele faz com o Windows Explorer, criando uma pasta Dropbox, já integrada à nuvem, de forma que basta você colocar um arquivo lá e o mesmo já faz a sincronização dos arquivos para você, garantindo que você terá acesso de qualquer lugar. Além de sincronizar, o Dropbox também mantém as versões anteriores de um arquivo, o que é útil uma volta ao passado se necessário, para os casos onde você precise de uma cópia antiga do arquivo.

Outro ponto positivo é  a possibilidade do usuário atualizar um documento que outro companheiro de trabalho também está editando e o próprio Dropbox mantém uma cópia de cada documento, permitindo que os usuários possam decidir qual a versão será mantida.

O serviço é em inglês, mas nada espantoso, visto que todos usaram bastante o Orkut em inglês, não é verdade? Principalmente para um serviço facilita tanto a nossa vida.

Clique aqui e baixe o Dropbox.

Espero que vocês gostem deste aplicativo que pode ser instalado no Windows, Linux e Mac.

Qualquer dúvida sobre o serviço, entrem em contato.

Forte abraço e até a próxima!

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Olá Amigos,

Este é o primeiro de muitos posts onde pretendo usar o vídeo para facilitar ainda mais o aprendizado. Espero que vocês me ajudem com dicas, idéias, sugestões e críticas para torná-los cada vez melhor. Estou aguardando o feedback de vocês, ok? Para facilitar o seu aprendizado baixe a planilha que usei para este exemplo: clique aqui.

Vamos à aula:

Uma observação importante à respeito do PROCV é que o valor procurado sempre irá pesquisar o valor procurado na primeira coluna da tabela de apoio.

Pessoal, espero que vocês tenham gostado deste primeiro post de vídeo. Um forte abraço e até a próxima!

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Olá pessoal!

Hoje vou fazer um controle de despesas após sugestão de Gilma Kátia, uma ex-aluna que tem sido fiel leitora do blog. Espero que isso ajude o pessoal que está começando no Excel a ter noções básicas de um planejamento financeiro.

Mãos à obra?

Primeiramente, vamos montar nossa planilha utilizando o seguinte esquema base:

Controle Financeiro

Para quem está com um pouco de preguiça vou disponibilizar este passo aqui.

Agora vamos usar um recurso que ensinei alguns posts atrás formatar como tabela, ele permitirá exibir nossa planilha com um formato personalizado sem muito esforço.

Para isso, clique em descrição, vá à aba Início, Formatar como Tabela. Escolha o formato de tabela que desejar, na janela que abrir, marque a opção Minha tabela tem cabeçalhos, conforme janela abaixo:

Controle Financeiro 2

Sua planilha estará bem formatada. O legal é que você não precisará se preocupar com o Layout da planilha, uma vez que sua formatação será copiada para as linhas abaixo automaticamente.

Aproveite e insira um saldo inicial. No exemplo coloquei 100. Aproveite e formate o valor monetário. Você pode realizar esta etapa de duas maneiras: a primeira é clicando na célula e pressionando CTRL + SHIFT + $, isso fará com que você aplique o formato Moeda, a segunda maneira é mais simples: basta clicar no botão Estilo de moeda dentro do grupo Número da aba Início. A partir da versão 2007 você verá que este botão tem uma seta ao lado. Esta seta permite que você aplique o formato Dólar ou Euro. Legal, não é?

Antes do formato:

Controle Financeiro 3

Depois do formato:

Controle Financeiro 4

A diferença entre os formatos moeda e contábil é que no formato moeda, o símbolo monetário fica próximo do número, já no formato contábil, o mesmo fica alinhado à esquerda com número à direita da célula.

Agora, vamos à montagem da nossa planilha: Colocaremos em descrição todos os eventos que ocorrem dentro do mês, por exemplo, Salário, Aluguel, Supermercado, Água, Luz… A lista é curta para recebimentos, mas longa para pagamentos, certo? Mas tudo bem. Se tem que ser assim, que assim seja.

Teremos a planilha neste estágio:

Controle Financeiro 5

Agora vamos calcular o saldo. Vai funcionar da seguinte maneira: o saldo só pode aparecer se houver algum lançamento na linha que você estiver trabalhando. Por conta disso, nós devemos usar uma função SE para fazer a análise da linha. Caso não tivermos uma descrição lançada, o saldo não será calculado e em seu lugar aparecerá a célula vazia. A função será montada da seguinte forma:

=SE(A6=””;””;E3+C6-D6)

A leitura será a seguinte: Se a célula A6 estiver vazia, então deixe o saldo vazio, senão calcule o saldo, somando o saldo inicial com a receita e subtraia a despesa.

Você não deve permitir que o formato de tabela copie sua fórmula para baixo, uma vez que, ela não refletirá a realidade. O saldo vai sempre exibir o saldo atual, então na linha abaixo (Célula E7) você deverá usar a seguinte fórmula:

=SE(A7=””;””;E6+C7-D7)

Agora você deverá arrastar a fórmula para baixo. Para isso, basta você posicionar o cursor do mouse no canto inferior esquerdo da célula. Seu cursor se transformará em uma cruz preta. Dê um duplo-clique e pronto! Sua fórmula será copiada para todas as células abaixo.

Teremos agora este resultado:

Controle Financeiro 6

Reparem que temos saldo negativo nas linhas 14 e 15. Vamos fazer com que estes saldos apareçam em vermelho. Para isso, vamos utilizar o recurso de Formatação Condicional. Selecione todas as células de E6 até E15 vá à aba Início, Grupo Estilo, Formatação Condicional. Escolha a primeira opção: Realçar regras das células, É Menor do que…, e na janela que abre, simplesmente informe formatar células que são menores do que 0 (Zero) com Texto Vermelho conforme janelas abaixo:

Controle Financeiro 7

Controle Financeiro 8

Com isso você terá os saldos negativos em vermelho automaticamente. Este é nosso resultado atual:

Controle Financeiro 9

Agora vamos criar um total para sabermos quanto que recebemos e quanto gastamos neste mês. Para isso, vamos criar ao lado da planilha um somatório das despesas e receitas.

Teremos uma aparência próxima a esta:

Controle Financeiro 10

Usei um formato semelhante à planilha principal apenas para manter o layout. Para os cálculos, usei uma função Soma que vai resumir o total de receitas e despesas na nossa mini tabela. Para isso, inicie uma função soma na célula H6, e depois de abrir o parêntese, selecione todas as células que contém as receitas, confirme pressionando Enter. Faça a mesma coisa com a despesa, apenas mudando nossa seleção.

Agora vamos fazer um gráfico para analisar a relação entre receitas e despesas. Selecione nossa mini tabela, e pressione ALT + F1 (Essa dica vale para Excel 2007/2010). Isso vai gerar um gráfico na própria planilha. Caso deseje, você poderá alterar o tipo de gráfico, no primeiro botão do Grupo Tipo, Alterar Tipo do Gráfico. Deixaremos em colunas mesmo. Vamos apenas fazer um ajuste para que nosso gráfico exiba os valores e sua cor também seja alterada. Para isso vamos selecionar nosso gráfico e no Grupo Dados, Alternar Linha Coluna. Isso fará com que o gráfico seja visto com receitas e despesas como dados distintos. Agora vamos ao Grupo Layout de Gráfico, Layout 4. Este layout coloca a legenda na parte inferior e rótulos de dados para informar o total das receitas e despesas.

Teremos um gráfico com esta aparência:

Controle Financeiro - Gráfico

Para fechar vamos colocar nosso saldo final em destaque. Este saldo final resumirá como foi sua situação naquele mês. Clique na célula G9 e digite Saldo Final, na H9 coloque a seguinte fórmula:

=E3+H6-H7

Onde E3 é o saldo inicial, H6 é o total de receitas e H7 o total de despesas.

Agora o único trabalho que você terá, será duplicar a planilha conforme ensinei no post Como você copia e duplica Planilhas para gerar o mês de fevereiro. Não esqueça que o saldo inicial em fevereiro vai ser o saldo final de janeiro. Para isso, clique na célula do saldo inicial de fevereiro, digite = (igual), clique na aba da planilha Janeiro, clique na célula H9 (saldo final de janeiro) e pressione Enter.

Caso queira, você pode retirar linhas de grade, e fazer as adequações de layout que achar conveniente.

Você pode pegar a planilha completa aqui

Nossa! Esse post foi bem legal, vimos muitas coisas interessantes e muitas dicas práticas, não?

Faça como a Gilma, estou esperando sua interação, sua participação, pois como digo: Este espaço é seu!

Forte abraço à todos e obrigado pelos elogios que tenho recebido! Até a próxima!

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Olá pessoal!

Mostrarei agora um recurso interessante que surgiu na versão 2010 do Office. O recurso instantâneo (screenshot) permite que você possa montar facilmente conteúdos para treinamentos internos de seus funcionários, como: materiais de usuário, apostilas, etc.

Este recurso funciona da mesma maneira que o famoso Print Screen que sempre nós usamos para realizar este tipo de atividade.

Antes de falar do instantâneo, deixa eu dar uma dica para quem não tem o Office 2010. Quando você pressiona PrtScn (Print Screen) você tira uma cópia da janela ativa. Caso você pressione CTRL + PrtScn, você tira uma cópia somente da janela ativa, sem a barra de tarefas do seu Windows ou até mesmo caso você esteja abrindo uma janela dentro de um aplicativo, você copiará apenas aquela janela que está ativa. Isso é muito útil para criarmos manuais de usuário ou apostilas, pois não há a necessidade de “cortar” a imagem para deixar apenas a área que nos interessa.

Quanto ao instantâneo, você simplesmente escolhe qual janela você quer colar dentro de seu documento e pronto. Funciona assim, você deixa abertas todas as janelas que você gostaria de utilizar no seu material. Após isso, vá ao Menu Inserir, Instantâneo, escolha a janela que gostaria de colar e pronto.

Instantâneo

Com isso, você facilitará e muito o seu trabalho. Este novo recurso acaba poupando nossos esforços na hora de montar nossos materiais para treinamentos.

Segue nosso resultado após a colagem:

Instantâneo 2

Essa dica também pode ser aplicada, exatamente da mesma maneira, no Microsoft PowerPoint 2010 e no Microsoft Excel 2010.

Você ainda não tem o Office 2010? No site da Microsoft você pode conseguir a versão de testes para uso de até 60 dias grátis. Clique aqui e no site da Microsoft você poderá baixar sua versão de testes.

Boa dica? Estou aguardando o seu comentário. Sigo em busca da milésima visita. Siga-me no Twitter e concorra a vouchers para dar de presente um ótimo treinamento neste Natal. Siga @fabiojoa e saiba mais.

Até a próxima!

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Olá!

Depois de ter falado no post anterior sobre as funções Máximo e Mínimo, falarei hoje sobre outras duas funções estatísticas interessantes e menos conhecidas e usadas: Maior e Menor. Essas duas funções permitem que nós possamos encontrar o N maior valor de um intervalo e o N menor valor de um intervalo, encontrando então valores que as funções Máximo e Mínimo não permitem.

Vou repetir o exemplo dado com a planilha do post anterior:

Máximo e Mínimo

Vamos supor que você tem a necessidade de encontrar o terceiro maior valor do intervalo que vai de B2 até B9, o que você faria hoje? Imagino que, os que nunca aprenderam profundamente o Excel, iriam usar o recurso de Classificação Crescente, para visualmente indicar o terceiro maior valor, estou certo?

Você não precisa fazer isso. Basta você usar uma função muito simples do nosso Microsoft Excel: A função Maior. A sintaxe dela se divide em duas partes: o intervalo e a classificação desejada, no nosso exemplo, nós teríamos a seguinte montagem da fórmula:

=MAIOR(B2:B9;3)

Onde a primeira parte antes do ponto e vírgula corresponde ao intervalo que você vai analisar e a segunda parte corresponde à classificação que você deseja encontrar o valor. No nosso caso ele encontrará o terceiro maior valor do intervalo que vai da célula B2 até a célula B9.

Teremos então o seguinte resultado:

Maior e Menor

Para calcular o segundo menor valor é só usar a mesma lógica. Mas, você deverá a função que é o contrário de Maior: Menor. Sua sintaxe segue exatamente a mesma estrutura de sua irmã:

=Menor(B2:B9;2)

Observe que obedecemos a mesma questão de intervalo/classificação desejada que usamos para a função maior.

Temos agora o resultado final:

Maior e Menor 2

Mais uma vez conseguimos nossos resultados facilmente, certo? Agora chegamos aos 600 visitantes, estou feliz pelas mensagens de apoio e carinho que tenho recebido, isso me motiva mais e mais para escrever para todos vocês. Espero estar sendo bem didático, assim como tento ser em todos os treinamentos que ministro.

Forte abraço à todos e continuem seguindo o blog!

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