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Posts Tagged ‘Formatação Condicional’

Olá pessoal!

Hoje vou fazer um controle de despesas após sugestão de Gilma Kátia, uma ex-aluna que tem sido fiel leitora do blog. Espero que isso ajude o pessoal que está começando no Excel a ter noções básicas de um planejamento financeiro.

Mãos à obra?

Primeiramente, vamos montar nossa planilha utilizando o seguinte esquema base:

Controle Financeiro

Para quem está com um pouco de preguiça vou disponibilizar este passo aqui.

Agora vamos usar um recurso que ensinei alguns posts atrás formatar como tabela, ele permitirá exibir nossa planilha com um formato personalizado sem muito esforço.

Para isso, clique em descrição, vá à aba Início, Formatar como Tabela. Escolha o formato de tabela que desejar, na janela que abrir, marque a opção Minha tabela tem cabeçalhos, conforme janela abaixo:

Controle Financeiro 2

Sua planilha estará bem formatada. O legal é que você não precisará se preocupar com o Layout da planilha, uma vez que sua formatação será copiada para as linhas abaixo automaticamente.

Aproveite e insira um saldo inicial. No exemplo coloquei 100. Aproveite e formate o valor monetário. Você pode realizar esta etapa de duas maneiras: a primeira é clicando na célula e pressionando CTRL + SHIFT + $, isso fará com que você aplique o formato Moeda, a segunda maneira é mais simples: basta clicar no botão Estilo de moeda dentro do grupo Número da aba Início. A partir da versão 2007 você verá que este botão tem uma seta ao lado. Esta seta permite que você aplique o formato Dólar ou Euro. Legal, não é?

Antes do formato:

Controle Financeiro 3

Depois do formato:

Controle Financeiro 4

A diferença entre os formatos moeda e contábil é que no formato moeda, o símbolo monetário fica próximo do número, já no formato contábil, o mesmo fica alinhado à esquerda com número à direita da célula.

Agora, vamos à montagem da nossa planilha: Colocaremos em descrição todos os eventos que ocorrem dentro do mês, por exemplo, Salário, Aluguel, Supermercado, Água, Luz… A lista é curta para recebimentos, mas longa para pagamentos, certo? Mas tudo bem. Se tem que ser assim, que assim seja.

Teremos a planilha neste estágio:

Controle Financeiro 5

Agora vamos calcular o saldo. Vai funcionar da seguinte maneira: o saldo só pode aparecer se houver algum lançamento na linha que você estiver trabalhando. Por conta disso, nós devemos usar uma função SE para fazer a análise da linha. Caso não tivermos uma descrição lançada, o saldo não será calculado e em seu lugar aparecerá a célula vazia. A função será montada da seguinte forma:

=SE(A6=””;””;E3+C6-D6)

A leitura será a seguinte: Se a célula A6 estiver vazia, então deixe o saldo vazio, senão calcule o saldo, somando o saldo inicial com a receita e subtraia a despesa.

Você não deve permitir que o formato de tabela copie sua fórmula para baixo, uma vez que, ela não refletirá a realidade. O saldo vai sempre exibir o saldo atual, então na linha abaixo (Célula E7) você deverá usar a seguinte fórmula:

=SE(A7=””;””;E6+C7-D7)

Agora você deverá arrastar a fórmula para baixo. Para isso, basta você posicionar o cursor do mouse no canto inferior esquerdo da célula. Seu cursor se transformará em uma cruz preta. Dê um duplo-clique e pronto! Sua fórmula será copiada para todas as células abaixo.

Teremos agora este resultado:

Controle Financeiro 6

Reparem que temos saldo negativo nas linhas 14 e 15. Vamos fazer com que estes saldos apareçam em vermelho. Para isso, vamos utilizar o recurso de Formatação Condicional. Selecione todas as células de E6 até E15 vá à aba Início, Grupo Estilo, Formatação Condicional. Escolha a primeira opção: Realçar regras das células, É Menor do que…, e na janela que abre, simplesmente informe formatar células que são menores do que 0 (Zero) com Texto Vermelho conforme janelas abaixo:

Controle Financeiro 7

Controle Financeiro 8

Com isso você terá os saldos negativos em vermelho automaticamente. Este é nosso resultado atual:

Controle Financeiro 9

Agora vamos criar um total para sabermos quanto que recebemos e quanto gastamos neste mês. Para isso, vamos criar ao lado da planilha um somatório das despesas e receitas.

Teremos uma aparência próxima a esta:

Controle Financeiro 10

Usei um formato semelhante à planilha principal apenas para manter o layout. Para os cálculos, usei uma função Soma que vai resumir o total de receitas e despesas na nossa mini tabela. Para isso, inicie uma função soma na célula H6, e depois de abrir o parêntese, selecione todas as células que contém as receitas, confirme pressionando Enter. Faça a mesma coisa com a despesa, apenas mudando nossa seleção.

Agora vamos fazer um gráfico para analisar a relação entre receitas e despesas. Selecione nossa mini tabela, e pressione ALT + F1 (Essa dica vale para Excel 2007/2010). Isso vai gerar um gráfico na própria planilha. Caso deseje, você poderá alterar o tipo de gráfico, no primeiro botão do Grupo Tipo, Alterar Tipo do Gráfico. Deixaremos em colunas mesmo. Vamos apenas fazer um ajuste para que nosso gráfico exiba os valores e sua cor também seja alterada. Para isso vamos selecionar nosso gráfico e no Grupo Dados, Alternar Linha Coluna. Isso fará com que o gráfico seja visto com receitas e despesas como dados distintos. Agora vamos ao Grupo Layout de Gráfico, Layout 4. Este layout coloca a legenda na parte inferior e rótulos de dados para informar o total das receitas e despesas.

Teremos um gráfico com esta aparência:

Controle Financeiro - Gráfico

Para fechar vamos colocar nosso saldo final em destaque. Este saldo final resumirá como foi sua situação naquele mês. Clique na célula G9 e digite Saldo Final, na H9 coloque a seguinte fórmula:

=E3+H6-H7

Onde E3 é o saldo inicial, H6 é o total de receitas e H7 o total de despesas.

Agora o único trabalho que você terá, será duplicar a planilha conforme ensinei no post Como você copia e duplica Planilhas para gerar o mês de fevereiro. Não esqueça que o saldo inicial em fevereiro vai ser o saldo final de janeiro. Para isso, clique na célula do saldo inicial de fevereiro, digite = (igual), clique na aba da planilha Janeiro, clique na célula H9 (saldo final de janeiro) e pressione Enter.

Caso queira, você pode retirar linhas de grade, e fazer as adequações de layout que achar conveniente.

Você pode pegar a planilha completa aqui

Nossa! Esse post foi bem legal, vimos muitas coisas interessantes e muitas dicas práticas, não?

Faça como a Gilma, estou esperando sua interação, sua participação, pois como digo: Este espaço é seu!

Forte abraço à todos e obrigado pelos elogios que tenho recebido! Até a próxima!

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