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Posts Tagged ‘Funções’

Olá Amigos,

Este é o primeiro de muitos posts onde pretendo usar o vídeo para facilitar ainda mais o aprendizado. Espero que vocês me ajudem com dicas, idéias, sugestões e críticas para torná-los cada vez melhor. Estou aguardando o feedback de vocês, ok? Para facilitar o seu aprendizado baixe a planilha que usei para este exemplo: clique aqui.

Vamos à aula:

Uma observação importante à respeito do PROCV é que o valor procurado sempre irá pesquisar o valor procurado na primeira coluna da tabela de apoio.

Pessoal, espero que vocês tenham gostado deste primeiro post de vídeo. Um forte abraço e até a próxima!

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Olá pessoal!

Estou usando pela primeira vez o Microsoft Word 2010 para atualizar o meu blog. Estou bem satisfeito com a integração, funciona perfeitamente bem. Estive um pouco ausente por conta de compromissos profissionais, mas estou de volta!

Caso queira, baixe aqui a planilha para este exemplo.

Vou falar hoje sobre duas funções que podem ser usadas em conjunto com a função SE que abordei alguns dias atrás, clique aqui para ler o post. As funções que falarei serão a E e OU

Às vezes temos a necessidade de utilizar a função SE analisando dois ou mais critérios ao mesmo tempo. Como exemplo eu poderia dar para uma empresa onde o funcionário deverá ganhar um aumento no seu salário baseado em dois critérios: Tempo de Empresa e Avaliação do Supervisor. O funcionário só deverá ter o aumento se ele tiver o tempo de empresa maior que 5 anos e a avaliação do supervisor maior ou igual a 70%. Vamos à planilha:

Preciso saber quais funcionários devem receber aumento de acordo com as nossas condições:

  • Funcionário deve ter mais que 5 anos na empresa
  • Funcionário deve ter avaliação maior ou igual a 70%

Simplesmente iremos usar nossa Função SE do jeito que sempre usamos:

=SE(

Mas, quando vamos começar a colocar as nossas condições, temos a diferença:

=SE(E(B2>5;C2>=70%);”Sim”;”Não”)

Você deve colocar todas as condições que devem ser obrigatórias na nossa Função E. Como temos apenas duas condições, ficou muito simples, mas você poderia colocar mais condições, se necessário.

Nosso resultado ficará assim:

Segundo nossa planilha, apenas a Ana deverá ter aumento.

Agora vamos fazer diferente: Os funcionários receberão aumento se eles tiverem mais que 5 anos na empresa OU se eles tiverem uma avaliação maior ou igual a 70%.

Voltamos à nossa planilha inicial:

Agora vamos começar nossa Função SE:

=SE(

Quando vamos começar a colocar as nossas condições, temos a diferença: No lugar do E, coloque OU.

=SE(OU(B2>5;C2>=70%);”Sim”;”Não”)

Você deve colocar todas as condições na nossa Função OU. Neste caso basta que uma das condições seja verdadeira para termos o resultado positivo. Veja nossa planilha pronta abaixo:

Agora o resultado foi bem diferente, não? Apenas o Felipe não teria direito à aumento. Façam testes alterando os valores para ver como a sua planilha irá se comportar. As Funções E e OU são muito importantes para várias situações, você com certeza irá se lembrar de uma.

E aí, gostaram? No próximo post falarei da temida Função PROCV, tenho certeza que vocês vão gostar muito.

Lembro que já estou montando minha agenda para os treinamentos até abril, entre em contato para saber como posso ministrar cursos na sua empresa.

Forte abraço e até a próxima!

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Olá meus amigos! Sejam bem-vindos ao meu blog neste primeiro post de 2011.

Falarei de uma função muito importante e que muitas pessoas encontram alguma dificuldade para trabalhar: a função SE.

Esta função permite que você possa exibir resultados a partir de avaliações lógicas, a partir de duas possibilidades. Vocês estão cercados por “SES” por todo o seu dia, já repararam? É o sinal de trânsito, se ele estiver vermelho, você para, senão, se ele estiver amarelo, você se prepara para parar (ou avançar…), se estiver verde você segue. Mas, e no Excel? Como podemos criar uma condicional SE de um jeito fácil e rápido? Vamos lá:

Quer fazer esta tarefa junto comigo? Baixe a planilha aqui.

Vou dar como exemplo esta pequena planilha que previamente formatei usando Formatação rápida de planilha

Preciso de algum recurso que me permita encontrar automaticamente as situações de acordo com a tabela ao lado. Dou como uma excelente dica para você jamais errar na hora de montar uma situação como essa o uso de um algoritmo, uma técnica que nós, programadores, usamos, para poder resolver este tipo de questão:

Algoritmo

SE (Acessos < 1000 então
“Baixo”
senão
SE (Acessos > 5000 então
“Alto”
senão
“Regular”))

Onde “Acessos” corresponde à célula onde você terá o número de acessos do mês, “então” e “senão” são palavras reservadas que vocês vão entender mais à frente e SE é nossa condicional.

A função ficará muito próxima ao nosso algoritmo:

=SE(B2<1000;”Baixo”;”SE(B2>5000;”Alto”;”Regular”))

A leitura será a seguinte: Se o nº de acessos em Janeiro for menor que 1000, então a situação é “baixo”, senão Se o nº de acessos for maior que 5000, então a situação é “Alto”, senão “Regular”.

As palavras-chave “então” e “senão” são substituídas pelo ponto e vírgula, e os parênteses de abertura do “SE” são fechados ao final de todas as condições.

Prático e fácil! Agora você pode criar suas condições sem precisar ficar olhando para os valores e digitando a situação. Eu fico pensando nos casos onde a pessoa tem mais de 1000 itens para analisar, como seria?

Bem pessoal, este foi apenas o primeiro post de 2011. Ultrapassamos a marca de 900 visitantes. Não cheguei aos mil como esperava antes do Natal, mas sei que logo, logo isso irá acontecer.

Espero que continuem interagindo, participando, e se informando sobre meus treinamentos. Já estou montando as primeiras agendas de cursos para 2011. Contacte-me para saber mais.

Forte abraço à todos e até breve!

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Olá pessoal!

Hoje vou fazer um controle de despesas após sugestão de Gilma Kátia, uma ex-aluna que tem sido fiel leitora do blog. Espero que isso ajude o pessoal que está começando no Excel a ter noções básicas de um planejamento financeiro.

Mãos à obra?

Primeiramente, vamos montar nossa planilha utilizando o seguinte esquema base:

Controle Financeiro

Para quem está com um pouco de preguiça vou disponibilizar este passo aqui.

Agora vamos usar um recurso que ensinei alguns posts atrás formatar como tabela, ele permitirá exibir nossa planilha com um formato personalizado sem muito esforço.

Para isso, clique em descrição, vá à aba Início, Formatar como Tabela. Escolha o formato de tabela que desejar, na janela que abrir, marque a opção Minha tabela tem cabeçalhos, conforme janela abaixo:

Controle Financeiro 2

Sua planilha estará bem formatada. O legal é que você não precisará se preocupar com o Layout da planilha, uma vez que sua formatação será copiada para as linhas abaixo automaticamente.

Aproveite e insira um saldo inicial. No exemplo coloquei 100. Aproveite e formate o valor monetário. Você pode realizar esta etapa de duas maneiras: a primeira é clicando na célula e pressionando CTRL + SHIFT + $, isso fará com que você aplique o formato Moeda, a segunda maneira é mais simples: basta clicar no botão Estilo de moeda dentro do grupo Número da aba Início. A partir da versão 2007 você verá que este botão tem uma seta ao lado. Esta seta permite que você aplique o formato Dólar ou Euro. Legal, não é?

Antes do formato:

Controle Financeiro 3

Depois do formato:

Controle Financeiro 4

A diferença entre os formatos moeda e contábil é que no formato moeda, o símbolo monetário fica próximo do número, já no formato contábil, o mesmo fica alinhado à esquerda com número à direita da célula.

Agora, vamos à montagem da nossa planilha: Colocaremos em descrição todos os eventos que ocorrem dentro do mês, por exemplo, Salário, Aluguel, Supermercado, Água, Luz… A lista é curta para recebimentos, mas longa para pagamentos, certo? Mas tudo bem. Se tem que ser assim, que assim seja.

Teremos a planilha neste estágio:

Controle Financeiro 5

Agora vamos calcular o saldo. Vai funcionar da seguinte maneira: o saldo só pode aparecer se houver algum lançamento na linha que você estiver trabalhando. Por conta disso, nós devemos usar uma função SE para fazer a análise da linha. Caso não tivermos uma descrição lançada, o saldo não será calculado e em seu lugar aparecerá a célula vazia. A função será montada da seguinte forma:

=SE(A6=””;””;E3+C6-D6)

A leitura será a seguinte: Se a célula A6 estiver vazia, então deixe o saldo vazio, senão calcule o saldo, somando o saldo inicial com a receita e subtraia a despesa.

Você não deve permitir que o formato de tabela copie sua fórmula para baixo, uma vez que, ela não refletirá a realidade. O saldo vai sempre exibir o saldo atual, então na linha abaixo (Célula E7) você deverá usar a seguinte fórmula:

=SE(A7=””;””;E6+C7-D7)

Agora você deverá arrastar a fórmula para baixo. Para isso, basta você posicionar o cursor do mouse no canto inferior esquerdo da célula. Seu cursor se transformará em uma cruz preta. Dê um duplo-clique e pronto! Sua fórmula será copiada para todas as células abaixo.

Teremos agora este resultado:

Controle Financeiro 6

Reparem que temos saldo negativo nas linhas 14 e 15. Vamos fazer com que estes saldos apareçam em vermelho. Para isso, vamos utilizar o recurso de Formatação Condicional. Selecione todas as células de E6 até E15 vá à aba Início, Grupo Estilo, Formatação Condicional. Escolha a primeira opção: Realçar regras das células, É Menor do que…, e na janela que abre, simplesmente informe formatar células que são menores do que 0 (Zero) com Texto Vermelho conforme janelas abaixo:

Controle Financeiro 7

Controle Financeiro 8

Com isso você terá os saldos negativos em vermelho automaticamente. Este é nosso resultado atual:

Controle Financeiro 9

Agora vamos criar um total para sabermos quanto que recebemos e quanto gastamos neste mês. Para isso, vamos criar ao lado da planilha um somatório das despesas e receitas.

Teremos uma aparência próxima a esta:

Controle Financeiro 10

Usei um formato semelhante à planilha principal apenas para manter o layout. Para os cálculos, usei uma função Soma que vai resumir o total de receitas e despesas na nossa mini tabela. Para isso, inicie uma função soma na célula H6, e depois de abrir o parêntese, selecione todas as células que contém as receitas, confirme pressionando Enter. Faça a mesma coisa com a despesa, apenas mudando nossa seleção.

Agora vamos fazer um gráfico para analisar a relação entre receitas e despesas. Selecione nossa mini tabela, e pressione ALT + F1 (Essa dica vale para Excel 2007/2010). Isso vai gerar um gráfico na própria planilha. Caso deseje, você poderá alterar o tipo de gráfico, no primeiro botão do Grupo Tipo, Alterar Tipo do Gráfico. Deixaremos em colunas mesmo. Vamos apenas fazer um ajuste para que nosso gráfico exiba os valores e sua cor também seja alterada. Para isso vamos selecionar nosso gráfico e no Grupo Dados, Alternar Linha Coluna. Isso fará com que o gráfico seja visto com receitas e despesas como dados distintos. Agora vamos ao Grupo Layout de Gráfico, Layout 4. Este layout coloca a legenda na parte inferior e rótulos de dados para informar o total das receitas e despesas.

Teremos um gráfico com esta aparência:

Controle Financeiro - Gráfico

Para fechar vamos colocar nosso saldo final em destaque. Este saldo final resumirá como foi sua situação naquele mês. Clique na célula G9 e digite Saldo Final, na H9 coloque a seguinte fórmula:

=E3+H6-H7

Onde E3 é o saldo inicial, H6 é o total de receitas e H7 o total de despesas.

Agora o único trabalho que você terá, será duplicar a planilha conforme ensinei no post Como você copia e duplica Planilhas para gerar o mês de fevereiro. Não esqueça que o saldo inicial em fevereiro vai ser o saldo final de janeiro. Para isso, clique na célula do saldo inicial de fevereiro, digite = (igual), clique na aba da planilha Janeiro, clique na célula H9 (saldo final de janeiro) e pressione Enter.

Caso queira, você pode retirar linhas de grade, e fazer as adequações de layout que achar conveniente.

Você pode pegar a planilha completa aqui

Nossa! Esse post foi bem legal, vimos muitas coisas interessantes e muitas dicas práticas, não?

Faça como a Gilma, estou esperando sua interação, sua participação, pois como digo: Este espaço é seu!

Forte abraço à todos e obrigado pelos elogios que tenho recebido! Até a próxima!

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Olá!

Depois de ter falado no post anterior sobre as funções Máximo e Mínimo, falarei hoje sobre outras duas funções estatísticas interessantes e menos conhecidas e usadas: Maior e Menor. Essas duas funções permitem que nós possamos encontrar o N maior valor de um intervalo e o N menor valor de um intervalo, encontrando então valores que as funções Máximo e Mínimo não permitem.

Vou repetir o exemplo dado com a planilha do post anterior:

Máximo e Mínimo

Vamos supor que você tem a necessidade de encontrar o terceiro maior valor do intervalo que vai de B2 até B9, o que você faria hoje? Imagino que, os que nunca aprenderam profundamente o Excel, iriam usar o recurso de Classificação Crescente, para visualmente indicar o terceiro maior valor, estou certo?

Você não precisa fazer isso. Basta você usar uma função muito simples do nosso Microsoft Excel: A função Maior. A sintaxe dela se divide em duas partes: o intervalo e a classificação desejada, no nosso exemplo, nós teríamos a seguinte montagem da fórmula:

=MAIOR(B2:B9;3)

Onde a primeira parte antes do ponto e vírgula corresponde ao intervalo que você vai analisar e a segunda parte corresponde à classificação que você deseja encontrar o valor. No nosso caso ele encontrará o terceiro maior valor do intervalo que vai da célula B2 até a célula B9.

Teremos então o seguinte resultado:

Maior e Menor

Para calcular o segundo menor valor é só usar a mesma lógica. Mas, você deverá a função que é o contrário de Maior: Menor. Sua sintaxe segue exatamente a mesma estrutura de sua irmã:

=Menor(B2:B9;2)

Observe que obedecemos a mesma questão de intervalo/classificação desejada que usamos para a função maior.

Temos agora o resultado final:

Maior e Menor 2

Mais uma vez conseguimos nossos resultados facilmente, certo? Agora chegamos aos 600 visitantes, estou feliz pelas mensagens de apoio e carinho que tenho recebido, isso me motiva mais e mais para escrever para todos vocês. Espero estar sendo bem didático, assim como tento ser em todos os treinamentos que ministro.

Forte abraço à todos e continuem seguindo o blog!

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Oi pessoal!

Sejam bem-vindos os novos visitantes oriundos do Linkedin e do Empreendemia. Hoje vou falar sobre duas funções estatísticas muito simples: Máximo e Mínimo.

Vamos supor que vocês tem a seguinte planilha:

Máximo e Mínimo

Você precisa de algum recurso do Excel que permita visualizar o maior valor deste intervalo, como você faria? Imagino que alguns de vocês iriam fazer aquela famosa verificação “manual”, a olhadinha básica… Saiba que você não precisa deste artifício. Basta você fazer o seguinte:

=MÁXIMO(B2:B9)

Fácil, não?

Caso você quisesse o menor valor do intervalo, bastaria utilizar o contrário de MÁXIMO. A função MÍNIMO retornará o menor valor do intervalo. A sintaxe é a seguinte:

=MÍNIMO(B2:B9)

Nossa planilha ficará assim com as fórmulas (Lembrando que basta pressionar CTRL + SHIFT + ´ [Acento Agudo] para visualizar todas as fórmulas que temos em nossa planilha):

Máximo e Mínimo 2

Para ver os resultados novamente, basta pressionar CTRL + SHIFT + ´ [Acento Agudo] novamente. A planilha terá essa aparência final:

Máximo e Mínimo 3

Caso você queira praticar, coloco a planilha para download: Baixe aqui.

Como sempre tudo muito difícil, certo? Creio que agora não, ok? Fico muito feliz que passamos hoje de 500 visitantes.

Espero você para fazer um treinamento na sua empresa (Rio de Janeiro, Grande São Paulo e Grande Belo Horizonte) ou sua residência (Rio e Grande Rio). Treine sua equipe, indique para um amigo, contacte-me para saber mais, peça uma proposta.

E fiquem à vontade para me seguir no Twitter, no Linkedin e no Empreendemia. Assim vocês ficarão bem informados quanto às novidades do blog e dos treinamentos.

Forte abraço à todos, e até a próxima!

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Olá pessoal!

Vou voltar às funções básicas. Vou falar sobre uma função muito simples: a função Média. Ela permite recuperar a média de todos os valores de um (ou vários) intervalo(s).

Observe a planilha abaixo:

Função Média

Você deseja calcular a média mensal, como você procede?

É muito simples: você vai usar a função Média com a seguinte sintaxe na célula B5:

=Média(B2:B4)

Depois, basta selecionar a célula onde você encontrou o resultado e arraste pela alça de preenchimento (aquela cruz preta no canto inferior esquerdo da célula) até completar todos os meses.

Observação importante: Caso você tire uma média de um conjunto de células vazias, você encontrará como resultado DIV/O! Esta mensagem corresponde ao erro Divisão por Zero, que, como você sabe não é possível. Em breve colocarei uma dica bem legal para que isso não ocorra mais.

Nosso resultado final:

Função Média - Parte 2

Você pode melhorar a exibição do resultado, selecionando todas as médias, clicando na aba Início, grupo Número, e depois clicando em Diminuir casas decimais, até o nível de precisão que você desejar.

Função Média - parte 3

Isso resultará em uma exibição mais amigável:

Função Média - parte 4

 

Mole, mole! Agora continue divulgando e  visitando o blog frequentemente, ok?

Forte abraço!

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