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Posts Tagged ‘Gráficos’

Olá pessoal!

Hoje vou fazer um controle de despesas após sugestão de Gilma Kátia, uma ex-aluna que tem sido fiel leitora do blog. Espero que isso ajude o pessoal que está começando no Excel a ter noções básicas de um planejamento financeiro.

Mãos à obra?

Primeiramente, vamos montar nossa planilha utilizando o seguinte esquema base:

Controle Financeiro

Para quem está com um pouco de preguiça vou disponibilizar este passo aqui.

Agora vamos usar um recurso que ensinei alguns posts atrás formatar como tabela, ele permitirá exibir nossa planilha com um formato personalizado sem muito esforço.

Para isso, clique em descrição, vá à aba Início, Formatar como Tabela. Escolha o formato de tabela que desejar, na janela que abrir, marque a opção Minha tabela tem cabeçalhos, conforme janela abaixo:

Controle Financeiro 2

Sua planilha estará bem formatada. O legal é que você não precisará se preocupar com o Layout da planilha, uma vez que sua formatação será copiada para as linhas abaixo automaticamente.

Aproveite e insira um saldo inicial. No exemplo coloquei 100. Aproveite e formate o valor monetário. Você pode realizar esta etapa de duas maneiras: a primeira é clicando na célula e pressionando CTRL + SHIFT + $, isso fará com que você aplique o formato Moeda, a segunda maneira é mais simples: basta clicar no botão Estilo de moeda dentro do grupo Número da aba Início. A partir da versão 2007 você verá que este botão tem uma seta ao lado. Esta seta permite que você aplique o formato Dólar ou Euro. Legal, não é?

Antes do formato:

Controle Financeiro 3

Depois do formato:

Controle Financeiro 4

A diferença entre os formatos moeda e contábil é que no formato moeda, o símbolo monetário fica próximo do número, já no formato contábil, o mesmo fica alinhado à esquerda com número à direita da célula.

Agora, vamos à montagem da nossa planilha: Colocaremos em descrição todos os eventos que ocorrem dentro do mês, por exemplo, Salário, Aluguel, Supermercado, Água, Luz… A lista é curta para recebimentos, mas longa para pagamentos, certo? Mas tudo bem. Se tem que ser assim, que assim seja.

Teremos a planilha neste estágio:

Controle Financeiro 5

Agora vamos calcular o saldo. Vai funcionar da seguinte maneira: o saldo só pode aparecer se houver algum lançamento na linha que você estiver trabalhando. Por conta disso, nós devemos usar uma função SE para fazer a análise da linha. Caso não tivermos uma descrição lançada, o saldo não será calculado e em seu lugar aparecerá a célula vazia. A função será montada da seguinte forma:

=SE(A6=””;””;E3+C6-D6)

A leitura será a seguinte: Se a célula A6 estiver vazia, então deixe o saldo vazio, senão calcule o saldo, somando o saldo inicial com a receita e subtraia a despesa.

Você não deve permitir que o formato de tabela copie sua fórmula para baixo, uma vez que, ela não refletirá a realidade. O saldo vai sempre exibir o saldo atual, então na linha abaixo (Célula E7) você deverá usar a seguinte fórmula:

=SE(A7=””;””;E6+C7-D7)

Agora você deverá arrastar a fórmula para baixo. Para isso, basta você posicionar o cursor do mouse no canto inferior esquerdo da célula. Seu cursor se transformará em uma cruz preta. Dê um duplo-clique e pronto! Sua fórmula será copiada para todas as células abaixo.

Teremos agora este resultado:

Controle Financeiro 6

Reparem que temos saldo negativo nas linhas 14 e 15. Vamos fazer com que estes saldos apareçam em vermelho. Para isso, vamos utilizar o recurso de Formatação Condicional. Selecione todas as células de E6 até E15 vá à aba Início, Grupo Estilo, Formatação Condicional. Escolha a primeira opção: Realçar regras das células, É Menor do que…, e na janela que abre, simplesmente informe formatar células que são menores do que 0 (Zero) com Texto Vermelho conforme janelas abaixo:

Controle Financeiro 7

Controle Financeiro 8

Com isso você terá os saldos negativos em vermelho automaticamente. Este é nosso resultado atual:

Controle Financeiro 9

Agora vamos criar um total para sabermos quanto que recebemos e quanto gastamos neste mês. Para isso, vamos criar ao lado da planilha um somatório das despesas e receitas.

Teremos uma aparência próxima a esta:

Controle Financeiro 10

Usei um formato semelhante à planilha principal apenas para manter o layout. Para os cálculos, usei uma função Soma que vai resumir o total de receitas e despesas na nossa mini tabela. Para isso, inicie uma função soma na célula H6, e depois de abrir o parêntese, selecione todas as células que contém as receitas, confirme pressionando Enter. Faça a mesma coisa com a despesa, apenas mudando nossa seleção.

Agora vamos fazer um gráfico para analisar a relação entre receitas e despesas. Selecione nossa mini tabela, e pressione ALT + F1 (Essa dica vale para Excel 2007/2010). Isso vai gerar um gráfico na própria planilha. Caso deseje, você poderá alterar o tipo de gráfico, no primeiro botão do Grupo Tipo, Alterar Tipo do Gráfico. Deixaremos em colunas mesmo. Vamos apenas fazer um ajuste para que nosso gráfico exiba os valores e sua cor também seja alterada. Para isso vamos selecionar nosso gráfico e no Grupo Dados, Alternar Linha Coluna. Isso fará com que o gráfico seja visto com receitas e despesas como dados distintos. Agora vamos ao Grupo Layout de Gráfico, Layout 4. Este layout coloca a legenda na parte inferior e rótulos de dados para informar o total das receitas e despesas.

Teremos um gráfico com esta aparência:

Controle Financeiro - Gráfico

Para fechar vamos colocar nosso saldo final em destaque. Este saldo final resumirá como foi sua situação naquele mês. Clique na célula G9 e digite Saldo Final, na H9 coloque a seguinte fórmula:

=E3+H6-H7

Onde E3 é o saldo inicial, H6 é o total de receitas e H7 o total de despesas.

Agora o único trabalho que você terá, será duplicar a planilha conforme ensinei no post Como você copia e duplica Planilhas para gerar o mês de fevereiro. Não esqueça que o saldo inicial em fevereiro vai ser o saldo final de janeiro. Para isso, clique na célula do saldo inicial de fevereiro, digite = (igual), clique na aba da planilha Janeiro, clique na célula H9 (saldo final de janeiro) e pressione Enter.

Caso queira, você pode retirar linhas de grade, e fazer as adequações de layout que achar conveniente.

Você pode pegar a planilha completa aqui

Nossa! Esse post foi bem legal, vimos muitas coisas interessantes e muitas dicas práticas, não?

Faça como a Gilma, estou esperando sua interação, sua participação, pois como digo: Este espaço é seu!

Forte abraço à todos e obrigado pelos elogios que tenho recebido! Até a próxima!

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Hallo!!!

Bem pessoal, agora que mesclei, não tem jeito… Vamos seguir com mais dicas avançadas: vou criar com vocês um gráfico condicional.

O que é um gráfico condicional? É um gráfico que muda de cor de acordo com um critério que você especificar. Por exemplo, você tem 3 estágios em uma linha de produção: Produção Baixa, Produção Esperada e Super Produção. Você gostaria de colocar estes estágios em três cores diferentes em um gráfico de colunas, com apenas 1 coluna e não três como normalmente seria…

Nosso problema é esse:

Gráfico condicional

Segue a planilha para você acompanhar comigo: Exemplo – Gráfico Condicional

Planilha salva? Vamos lá:

Crie três colunas onde vocês irão separar os valores: Produção Baixa, Produção Esperada e Super Produção. Você já sabe qual o critério de cada uma, então, precisamos dividir os valores de produção em suas colunas correspondentes:

Gráfico Condicional - Parte 2

Para Produção Baixa vamos fazer a seguinte função: =SE(B5<100000;B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na coluna caso ele seja menor que 100.000 senão aparecerá 0.

Para Produção Esperada vamos fazer a seguinte função: =SE(E(B5>=100000;B5<=400000);B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na coluna caso ele seja maior ou igual a 100.000 E menor ou igual a 400.000 senão aparecerá 0.

Para Super Produção vamos fazer a seguinte função: =SE(B5>400000;B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na coluna caso ele seja maior que 400.000 senão aparecerá 0.

Não esqueça de arrastar as fórmulas para baixo!

Você terá o seguinte resultado:

Gráfico Condicional - Parte 3

Agora vamos montar o gráfico! Bem, no post Criando um gráfico rápido mostrei como vocês poderiam criar gráficos em um estalar de dedos.

A dica a seguir serve apenas para Office 2007 e 2010, galera mais velhinha, mande-me um e-mail que darei um apoio. Clique em uma área vazia da planilha e pressione ALT + F1, você terá um gráfico em branco.

Gráfico condicional - parte 4

Com o gráfico vazio inserido, vamos brincar um pouco! Selecione desde Super Produção até o último valor de sua coluna, copie e cole dentro do gráfico. Isso mesmo! Vai, tenta!

Agora clique na coluna azul que apareceu e lá no topo localize Ferramentas de Gráfico, Formatar.

Ferramentas de Gráfico, Formatar

Localize o botão Preenchimento da Forma e escolha a cor Verde, você pode também no grupo Estilos da Forma escolher um modelo verde pronto pré-configurado.

Seu gráfico ficará assim:

Gráfico Condicional

Agora repita o processo de copiar e colar para as outras duas colunas. Não esqueça de personalizar, ok? Lembre-se Produção Baixa em Vermelho, Produção Esperada em Azul e Super Produção em Verde.

Teremos este resultado ao final desta etapa:

Gráfico condicional - Quase Ok

Agora falta pouco, vamos aos ajustes finais:

Primeiro, iremos alterar os números referentes aos meses para o nome dos meses:

Clique no gráfico, vá em Ferramentas de Gráfico, Design e clique no botão Selecionar Dados. Em Rótulos do Eixo Horizontal (categorias) você deve clicar no botão Editar e depois selecione os meses das células A5 até A16 pressione Ok e depois Ok novamente e pronto, você terá este resultado:

Agora falta pouco para nosso Gráfico Condicional

Vamos aos “finalmentes”, clique com o botão direito sobre qualquer coluna deste gráfico e escolha Formatar Série de Dados… Na janela que se abre, simplesmente faça os seguintes ajustes:

Sobreposição de Séries: 100% – Isso fará com que as colunas fiquem uma sobre a outra, dando a impressão da troca de cor.

Largura do Espaçamento: Cerca de 20% – Isso fará com que as colunas fiquem mais largas dando um efeito muito interessante.

Este é nosso resultado final:

Gráfico Condicional 3 condições - Completo

Agora, experimente alterar o valor da produção em qualquer um dos meses para ver as colunas “mudando” de cor, e impressionando muita gente.

Malandramente, coloque o gráfico posicionado exatamente sobre a área onde você dividiu a informação. Ninguém precisa saber que tem um segredo ali atrás não é?

Solução - Gráfico Condicional

Lembro que com esta técnica, você pode criar gráficos condicionais com o número de cores que quiser. Tudo dependerá de quantas colunas de condições você criará.

Esta foi excelente, ou você esperava mais? Bem pessoal, comente, entre em contato e estarei pronto para postar mais e mais segredos por aqui. Ok? Abraços!

Auf Wiedersehen!

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Oi pessoal!

Quero mostrar para vocês um grande segredo que sempre que mostro em todos os treinamentos que ministro, gera um espanto monumental: A criação rápida de gráficos.

Vamos supor que você precisa criar um gráfico que você vai colocar depois em uma apresentação do PowerPoint. Vou usar como exemplo, a planilha que formatamos como tabela em um post anterior.

Formatar como Tabela

Nossa tabela já formatada

Aí você precisa gerar um gráfico desta planilha, o que você faz?

Provavelmente, você irá na Aba Inserir, Gráfico… Pois foi isso que você sempre aprendeu, certo?

Criando um gráfico

É assim que você faz hoje, certo?

E que tal se eu lhe ensinar duas formas para você fazer isso de um jeito beeeeeeeeeeeem rápido? Vamos lá:

Se você quiser um gráfico em uma nova folha (planilha), selecione a área desejada que você quer plotar no gráfico (incluindo os títulos) e pressione F11. Ah! Esse atalho vale para qualquer versão, ok?

Gráfico com F11

Resultado após F11

Se você quiser o gráfico na mesma planilha, quer dizer na própria folha, basta selecionar a área que será plotada e pressionar ALT + F1. Esse é exclusivo a partir da versão 2007.

Gráfico embutido

Esse é resultado caso pressione ALT + F1

Repare que em ambos os casos fiz um gráfico com todos os dados da minha planilha. Caso queira, uma vez usando formatar como tabela, já aprendido anteriormente, você poderá apenas clicar em qualquer célula preenchida de sua planilha.

Deixo o arquivo de exemplo para você praticar: Baixe a Planilha

Essa foi ótima, não foi? Espero que vocês continuem divulgando e sempre acompanhando as novidades que vou postando por aqui.

Forte abraço à todos e se for dirigir não beba, se beber não dirija e usem casaco!!!

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