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Olá queridos amigos!

Hoje falarei sobre um tema bem interessante e que sofreu alterações muito boas a partir do Excel 2007. O recurso Filtro ganhou novos elementos e que vão agilizar bastante nosso trabalho. Na versão 2003, este recurso era bem limitado. O maior problema era a impossibilidade de filtrar por mais de dois itens ao mesmo tempo.

Lembra como era?

Na versão 2007/2010, o filtro básico ficou bem mais completo. Agora você tem caixas de seleção que permitem selecionar vários critérios ao mesmo tempo, permitindo uma abrangência muito maior em nossas filtragens:

Agora, você pode, além de classificar (é verdade, o filtro permitia classificação antigamente…), fazer classificações por cores (ótimo recurso para ser usado após as formatações condicionais, será meu tema em breve), Filtrar por cor (um sonho antigo, facilita muito para exibir todos os dados de uma determinada cor), Filtrar por texto e os novos filtros com caixas de seleção.

Como aplicar um filtro:

Para aplicar um filtro você pode fazer de várias formas diferentes: Usando Formatação Rápida de Planilha, que ensinei para vocês alguns posts atrás, clicando em qualquer ponto da sua planilha e indo à aba Início, Classificar e Filtrar, Filtro, ou clicando na sua planilha, indo à aba Dados, Filtro.

Início, Classificar e Filtrar, Filtro:

Filtro

Dados, Filtro:

Filtro 2

Vamos usar o exemplo da planilha abaixo:

Filtros 2

Vamos ver o que podemos fazer utilizando os filtros do Excel 2007/2010:

Classificar Crescente ou Decrescente:

Você pode facilmente classificar crescente ou decrescente. O filtro agora ajuda da seguinte maneira: Se os seus dados forem números, ele mostrará: Do menor para o maior ou Do maior para o menor, se for texto: Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. Intuitivo não? No nosso exemplo, clicando em Situação, veremos o seguinte filtro:

Filtros 3

Resultado:

Classificação Crescente

Classificar por Cor:

Nos permite escolher qual a ordem que devemos colocar para os dados, a partir de suas cores de célula ou do texto. Para uso correto, filtre primeiro quem ficará em último lugar e vá fazendo sua ordenação de maneira descrescente.

Exemplo:

Filtros por Cor 1

Como pode ver no exemplo, selecionei primeiro quem quero deixar em último lugar, o valor que estiver em vermelho (tá bom, isso é um vermelho claro ou melhor tá com cara de rosa…), depois repetiremos o processo com amarelo e finalizo com o verde. Fiz pela cor da célula, mas poderia também pela cor da fonte, ok?

Resultado:

Filtro por Cor - Final

Filtros por Cor:

Já os filtros por cores são para exibir apenas aqueles itens com a cor que você escolher. Ele ocultará os valores diferentes do item que você escolheu:

Filtrar por Cor

No meu exemplo filtrei todos os produtos que estão com situação Normal. Para isso usei filtrar por cor, e escolhi Amarelo. Observe que, como usei filtro, as linhas referentes aos outros dados ficaram ocultas, e os cabeçalhos das linhas ficaram em azul, mostrando que há dados filtrados na planilha. Outra forma de visualizar isso é observando que na coluna Situação aparece um funil no lugar da setinha do filtro.

Filtros de Texto:

Os filtros de texto dão a flexibilidade de usar critérios para determinar o seu filtro. Você pode exibir todos que começam com A, todos que contém Vendido, etc. Ele é bom para aqueles casos onde você tem os dados digitados uma parte no masculino e outra parte no feminino, como em Estagiário/Estagiária. Neste caso bastaria escolher Contém… e digitar Estagiá e pressionar OK e pronto, ele filtraria tanto os meninos quanto as meninas.

Filtro de Texto

 

Filtros com caixas de seleção:

Permitem realizar o sonho de selecionar mais de dois itens em uma coluna. O máximo de itens que era possível filtrar eram dois, e isso quando você usava o filtro personalizado e sabia trabalhar com os critérios. Agora, basta você marcar e desmarcar as caixas de seleção e pronto. Uma dica legal é, se você tem muitas caixas para selecionar e precisa de poucas marcações, basta clicar em (Selecionar Tudo) e pronto, o Excel desmarcará automaticamente todas as caixas para vocês. Então, você marca as caixas que deseja ver o resultado e pressiona OK para aplicar o filtro.

Remover Filtro:

Para remover um filtro de uma coluna é simples. Basta ir na coluna onde você tem dados filtrados e clicar em “Limpar Filtro de … “. Todos os dados aparecerão normalmente.

 

Espero que este post ajude mais um pouco à todos que tem me elogiado, apoiado, dado dicas e sugestões. Eu estou muito feliz com as demonstrações de carinho e apoio que tenho recebido. Estou montando minha agenda para 2011 e quero treinar você. Entre em contato e saiba como funcionam os meus treinamentos. Não quer treinamento de prateleira? Customize, me pergunte como você pode fazer um treinamento sobre medida, de acordo com as suas necessidades, ou as necessidades de sua equipe.

Muito obrigado à todos os familiares, amigos, alunos e ex-alunos, colegas de trabalho e todos que acreditaram e acreditam em tudo que tenho feito para ajudar e tornar a vida de vocês mais fácil no ambiente de trabalho.

Espero que em 2011 nós possamos estar juntos para que eu possa aprender com você e que você possa me tornar um profissional cada vez melhor.

Este não deve ser o último post do ano, mas, para quem não vai ter um tempinho para poder me seguir ainda este ano, desejo um Natal abençoado e um excelente ano de 2011.

Tudo de bom para todos!

Grande abraço e até a próxima!

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Olá pessoal!

Hoje vou fazer um controle de despesas após sugestão de Gilma Kátia, uma ex-aluna que tem sido fiel leitora do blog. Espero que isso ajude o pessoal que está começando no Excel a ter noções básicas de um planejamento financeiro.

Mãos à obra?

Primeiramente, vamos montar nossa planilha utilizando o seguinte esquema base:

Controle Financeiro

Para quem está com um pouco de preguiça vou disponibilizar este passo aqui.

Agora vamos usar um recurso que ensinei alguns posts atrás formatar como tabela, ele permitirá exibir nossa planilha com um formato personalizado sem muito esforço.

Para isso, clique em descrição, vá à aba Início, Formatar como Tabela. Escolha o formato de tabela que desejar, na janela que abrir, marque a opção Minha tabela tem cabeçalhos, conforme janela abaixo:

Controle Financeiro 2

Sua planilha estará bem formatada. O legal é que você não precisará se preocupar com o Layout da planilha, uma vez que sua formatação será copiada para as linhas abaixo automaticamente.

Aproveite e insira um saldo inicial. No exemplo coloquei 100. Aproveite e formate o valor monetário. Você pode realizar esta etapa de duas maneiras: a primeira é clicando na célula e pressionando CTRL + SHIFT + $, isso fará com que você aplique o formato Moeda, a segunda maneira é mais simples: basta clicar no botão Estilo de moeda dentro do grupo Número da aba Início. A partir da versão 2007 você verá que este botão tem uma seta ao lado. Esta seta permite que você aplique o formato Dólar ou Euro. Legal, não é?

Antes do formato:

Controle Financeiro 3

Depois do formato:

Controle Financeiro 4

A diferença entre os formatos moeda e contábil é que no formato moeda, o símbolo monetário fica próximo do número, já no formato contábil, o mesmo fica alinhado à esquerda com número à direita da célula.

Agora, vamos à montagem da nossa planilha: Colocaremos em descrição todos os eventos que ocorrem dentro do mês, por exemplo, Salário, Aluguel, Supermercado, Água, Luz… A lista é curta para recebimentos, mas longa para pagamentos, certo? Mas tudo bem. Se tem que ser assim, que assim seja.

Teremos a planilha neste estágio:

Controle Financeiro 5

Agora vamos calcular o saldo. Vai funcionar da seguinte maneira: o saldo só pode aparecer se houver algum lançamento na linha que você estiver trabalhando. Por conta disso, nós devemos usar uma função SE para fazer a análise da linha. Caso não tivermos uma descrição lançada, o saldo não será calculado e em seu lugar aparecerá a célula vazia. A função será montada da seguinte forma:

=SE(A6=””;””;E3+C6-D6)

A leitura será a seguinte: Se a célula A6 estiver vazia, então deixe o saldo vazio, senão calcule o saldo, somando o saldo inicial com a receita e subtraia a despesa.

Você não deve permitir que o formato de tabela copie sua fórmula para baixo, uma vez que, ela não refletirá a realidade. O saldo vai sempre exibir o saldo atual, então na linha abaixo (Célula E7) você deverá usar a seguinte fórmula:

=SE(A7=””;””;E6+C7-D7)

Agora você deverá arrastar a fórmula para baixo. Para isso, basta você posicionar o cursor do mouse no canto inferior esquerdo da célula. Seu cursor se transformará em uma cruz preta. Dê um duplo-clique e pronto! Sua fórmula será copiada para todas as células abaixo.

Teremos agora este resultado:

Controle Financeiro 6

Reparem que temos saldo negativo nas linhas 14 e 15. Vamos fazer com que estes saldos apareçam em vermelho. Para isso, vamos utilizar o recurso de Formatação Condicional. Selecione todas as células de E6 até E15 vá à aba Início, Grupo Estilo, Formatação Condicional. Escolha a primeira opção: Realçar regras das células, É Menor do que…, e na janela que abre, simplesmente informe formatar células que são menores do que 0 (Zero) com Texto Vermelho conforme janelas abaixo:

Controle Financeiro 7

Controle Financeiro 8

Com isso você terá os saldos negativos em vermelho automaticamente. Este é nosso resultado atual:

Controle Financeiro 9

Agora vamos criar um total para sabermos quanto que recebemos e quanto gastamos neste mês. Para isso, vamos criar ao lado da planilha um somatório das despesas e receitas.

Teremos uma aparência próxima a esta:

Controle Financeiro 10

Usei um formato semelhante à planilha principal apenas para manter o layout. Para os cálculos, usei uma função Soma que vai resumir o total de receitas e despesas na nossa mini tabela. Para isso, inicie uma função soma na célula H6, e depois de abrir o parêntese, selecione todas as células que contém as receitas, confirme pressionando Enter. Faça a mesma coisa com a despesa, apenas mudando nossa seleção.

Agora vamos fazer um gráfico para analisar a relação entre receitas e despesas. Selecione nossa mini tabela, e pressione ALT + F1 (Essa dica vale para Excel 2007/2010). Isso vai gerar um gráfico na própria planilha. Caso deseje, você poderá alterar o tipo de gráfico, no primeiro botão do Grupo Tipo, Alterar Tipo do Gráfico. Deixaremos em colunas mesmo. Vamos apenas fazer um ajuste para que nosso gráfico exiba os valores e sua cor também seja alterada. Para isso vamos selecionar nosso gráfico e no Grupo Dados, Alternar Linha Coluna. Isso fará com que o gráfico seja visto com receitas e despesas como dados distintos. Agora vamos ao Grupo Layout de Gráfico, Layout 4. Este layout coloca a legenda na parte inferior e rótulos de dados para informar o total das receitas e despesas.

Teremos um gráfico com esta aparência:

Controle Financeiro - Gráfico

Para fechar vamos colocar nosso saldo final em destaque. Este saldo final resumirá como foi sua situação naquele mês. Clique na célula G9 e digite Saldo Final, na H9 coloque a seguinte fórmula:

=E3+H6-H7

Onde E3 é o saldo inicial, H6 é o total de receitas e H7 o total de despesas.

Agora o único trabalho que você terá, será duplicar a planilha conforme ensinei no post Como você copia e duplica Planilhas para gerar o mês de fevereiro. Não esqueça que o saldo inicial em fevereiro vai ser o saldo final de janeiro. Para isso, clique na célula do saldo inicial de fevereiro, digite = (igual), clique na aba da planilha Janeiro, clique na célula H9 (saldo final de janeiro) e pressione Enter.

Caso queira, você pode retirar linhas de grade, e fazer as adequações de layout que achar conveniente.

Você pode pegar a planilha completa aqui

Nossa! Esse post foi bem legal, vimos muitas coisas interessantes e muitas dicas práticas, não?

Faça como a Gilma, estou esperando sua interação, sua participação, pois como digo: Este espaço é seu!

Forte abraço à todos e obrigado pelos elogios que tenho recebido! Até a próxima!

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Olá Pessoal!

Às vezes, você precisa duplicar planilhas, seja para reutilizar cálculos que você fez em planilhas anteriores, seja para poupar tempo em uma eventual formatação, etc. Vou mostrar agora para vocês as formas mais fáceis para você duplicar uma planilha.

Creio que alguns de vocês ainda usam o artifício de selecionar todos os dados de uma planilha, copiar, criar nova planilha e colar. Nossa! Espero que seja apenas 0,01% de todos que estão lendo este post. Se você faz parte desta minoria, não se desespere. A partir de agora vou mostrar para você uma nova forma para resolver esse tipo de situação.

A primeira maneira, é longa, mas funciona: Clique com o botão direito sobre a guia da planilha que você deseja duplicar. Escolha a opção mover ou copiar, conforme figura abaixo:

Mover ou copiar

Botão direito sobre a guia, irá surgir este menu

No menu que surge, escolha onde você deseja colocar esta planilha. Caso queira no próprio arquivo, escolha o arquivo que está trabalhando, no meu caso tenho aberto o arquivo exemplo.xls, mas poderia colocar em outro arquivo, inclusive em um novo.

Escolha o local

Escolha o local desejado

Depois escolha a posição desejada. Você pode colocar antes de alguma planilha existente, ou até mesmo colocar ao final de todas. Por fim, você deve marcar ou não a caixa “Criar uma cópia”, pois ela definira se você vai copiar ou mover sua planilha.

Escolha onde será colocada sua planilha e se deseja cópia

Escolha onde será colocada sua planilha e se deseja cópia

Bem, mas eu acho esse caminho muito longo. Como sou amigo de vocês, vou dar uma nova dica que vai facilitar muito a vida de todos. Se você quiser duplicar sua planilha, basta clicar na guia da planilha que deseja copiar, segurar CTRL e arrastar até que veja uma folha com um sinal de mais. Quando você soltar o mouse, terá uma cópia idêntica à planilha original. Caso faça o mesmo procedimento sem o CTRL, estará movendo a planilha. Simples e rápido, não?

Espero ter ajudado nessa! Forte abraço, e até a próxima.

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