Microsoft Word – Criando um Sumário (Índice Analítico)

Olá queridos amigos!

Hoje estou de volta com um assunto que gera muita confusão, principalmente para aquelas pessoas que precisam fazer monografias e trabalhos de conclusão de curso. A criação de Sumários (Índices Analíticos) no Microsoft Word. Para não gerar nenhum tipo de dúvida, iremos começar com um documento em branco, vamos lá?

Para criar rapidamente um documento em branco, basta pressionar CRTL + O.

Deixaremos a primeira página para o índice, portanto pularemos para a segunda página. Muitas pessoas ainda tem o péssimo hábito de ficar pressionando Enter até abrir a segunda página, por acaso, você já tentou pressionar CTRL + Enter? Isso fará você criar uma quebra de página, que fará você iniciar uma nova página sem precisar da repetição do Enter.

Bem, vamos ao trabalho. Várias pessoas montam seus documentos, mas não se preocupam em usar corretamente os estilos no seu documento, digitando e formatando seus títulos de qualquer maneira. Isso vai impedir que você possa utilizar o recurso de índice analítico, atrapalhando o seu trabalho, e fazendo você perder bastante tempo.

Vamos digitar o texto introdução:

Agora selecione este texto e formate com o Estilo Título 1, fica na aba Início, grupo Estilos, no Office 2007 ou na aba Página Inicial, grupo Estilos no Office 2010.

Teremos o seguinte resultado:

Coloque seu texto e caso precise de um sub-título, simplesmente você vai usar os outros estilos: Título 2, Título 3…

Obedeça sempre estas regras para que seu índice funcione corretamente.

Criei um exemplo com 5 páginas:

Se quiser baixe o arquivo de exemplo para você criar o índice junto comigo: baixe aqui.

Agora vamos criar o índice. Para isso, você deve primeiramente ir ao início do documento. Para isso, pressione CRTL + Home.

Agora vá até a aba Referências, Sumário e escolha um dos modelos propostos, ou clique em Inserir Sumário para personalizar o seu índice.

Neste exemplo vou utilizar a primeira opção.

 

 

 

 

Imediatamente o seu sumário aparecerá, de acordo com os estilos que você aplicou no seu documento, repare nos recuos existentes nos tópicos de nível 2. Um detalhe importante é que se você fizer qualquer alteração de conteúdo no seu documento, que possa influenciar em uma mudança nas páginas impactando em seu índice, basta clicar com o botão direito do mouse sobre seu índice e escolher a opção Atualizar campo.

Você terá duas opções:

Atualizar apenas os números de página: Quando você não quer adicionar tópicos adicionados posteriormente ao seu índice, apenas atualizando o número da página dos atuais.
Atualizar o índice inteiro: Atualiza todo o seu índice.

Bem amigos, caso tenham alguma dúvida ou sugestão, basta fazer um comentário, ou ainda, adicionar-me ao seu Twitter e mandar uma mensagem.

Caso queira saber sobre meus treinamentos, basta entrar em contato. Quer conhecer meus treinamentos, clique aqui.

Um grande abraço à todos e até a próxima!

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[Vídeo Aula] Microsoft Excel – Função PROCV

Olá Amigos,

Este é o primeiro de muitos posts onde pretendo usar o vídeo para facilitar ainda mais o aprendizado. Espero que vocês me ajudem com dicas, idéias, sugestões e críticas para torná-los cada vez melhor. Estou aguardando o feedback de vocês, ok? Para facilitar o seu aprendizado baixe a planilha que usei para este exemplo: clique aqui.

Vamos à aula:

Uma observação importante à respeito do PROCV é que o valor procurado sempre irá pesquisar o valor procurado na primeira coluna da tabela de apoio.

Pessoal, espero que vocês tenham gostado deste primeiro post de vídeo. Um forte abraço e até a próxima!

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Microsoft Excel – Funções E e OU

Olá pessoal!

Estou usando pela primeira vez o Microsoft Word 2010 para atualizar o meu blog. Estou bem satisfeito com a integração, funciona perfeitamente bem. Estive um pouco ausente por conta de compromissos profissionais, mas estou de volta!

Caso queira, baixe aqui a planilha para este exemplo.

Vou falar hoje sobre duas funções que podem ser usadas em conjunto com a função SE que abordei alguns dias atrás, clique aqui para ler o post. As funções que falarei serão a E e OU

Às vezes temos a necessidade de utilizar a função SE analisando dois ou mais critérios ao mesmo tempo. Como exemplo eu poderia dar para uma empresa onde o funcionário deverá ganhar um aumento no seu salário baseado em dois critérios: Tempo de Empresa e Avaliação do Supervisor. O funcionário só deverá ter o aumento se ele tiver o tempo de empresa maior que 5 anos e a avaliação do supervisor maior ou igual a 70%. Vamos à planilha:

Preciso saber quais funcionários devem receber aumento de acordo com as nossas condições:

• Funcionário deve ter mais que 5 anos na empresa
• Funcionário deve ter avaliação maior ou igual a 70%

Simplesmente iremos usar nossa Função SE do jeito que sempre usamos:

=SE(

Mas, quando vamos começar a colocar as nossas condições, temos a diferença:

=SE(E(B2>5;C2>=70%);”Sim”;”Não”)

Você deve colocar todas as condições que devem ser obrigatórias na nossa Função E. Como temos apenas duas condições, ficou muito simples, mas você poderia colocar mais condições, se necessário.

Nosso resultado ficará assim:

Segundo nossa planilha, apenas a Ana deverá ter aumento.

Agora vamos fazer diferente: Os funcionários receberão aumento se eles tiverem mais que 5 anos na empresa OU se eles tiverem uma avaliação maior ou igual a 70%.

Voltamos à nossa planilha inicial:

Agora vamos começar nossa Função SE:

=SE(

Quando vamos começar a colocar as nossas condições, temos a diferença: No lugar do E, coloque OU.

=SE(OU(B2>5;C2>=70%);”Sim”;”Não”)

Você deve colocar todas as condições na nossa Função OU. Neste caso basta que uma das condições seja verdadeira para termos o resultado positivo. Veja nossa planilha pronta abaixo:

Agora o resultado foi bem diferente, não? Apenas o Felipe não teria direito à aumento. Façam testes alterando os valores para ver como a sua planilha irá se comportar. As Funções E e OU são muito importantes para várias situações, você com certeza irá se lembrar de uma.

E aí, gostaram? No próximo post falarei da temida Função PROCV, tenho certeza que vocês vão gostar muito.

Lembro que já estou montando minha agenda para os treinamentos até abril, entre em contato para saber como posso ministrar cursos na sua empresa.

Forte abraço e até a próxima!

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Microsoft Excel – Função SE

Olá meus amigos! Sejam bem-vindos ao meu blog neste primeiro post de 2011.

Falarei de uma função muito importante e que muitas pessoas encontram alguma dificuldade para trabalhar: a função SE.

Esta função permite que você possa exibir resultados a partir de avaliações lógicas, a partir de duas possibilidades. Vocês estão cercados por “SES” por todo o seu dia, já repararam? É o sinal de trânsito, se ele estiver vermelho, você para, senão, se ele estiver amarelo, você se prepara para parar (ou avançar…), se estiver verde você segue. Mas, e no Excel? Como podemos criar uma condicional SE de um jeito fácil e rápido? Vamos lá:

Quer fazer esta tarefa junto comigo? Baixe a planilha aqui.

Vou dar como exemplo esta pequena planilha que previamente formatei usando Formatação rápida de planilha…

Preciso de algum recurso que me permita encontrar automaticamente as situações de acordo com a tabela ao lado. Dou como uma excelente dica para você jamais errar na hora de montar uma situação como essa o uso de um algoritmo, uma técnica que nós, programadores, usamos, para poder resolver este tipo de questão:

Algoritmo

SE (Acessos < 1000 então
“Baixo”
senão
SE (Acessos > 5000 então
“Alto”
senão
“Regular”))

Onde “Acessos” corresponde à célula onde você terá o número de acessos do mês, “então” e “senão” são palavras reservadas que vocês vão entender mais à frente e SE é nossa condicional.

A função ficará muito próxima ao nosso algoritmo:

=SE(B2<1000;”Baixo”;”SE(B2>5000;”Alto”;”Regular”))

A leitura será a seguinte: Se o nº de acessos em Janeiro for menor que 1000, então a situação é “baixo”, senão Se o nº de acessos for maior que 5000, então a situação é “Alto”, senão “Regular”.

As palavras-chave “então” e “senão” são substituídas pelo ponto e vírgula, e os parênteses de abertura do “SE” são fechados ao final de todas as condições.

Prático e fácil! Agora você pode criar suas condições sem precisar ficar olhando para os valores e digitando a situação. Eu fico pensando nos casos onde a pessoa tem mais de 1000 itens para analisar, como seria?

Bem pessoal, este foi apenas o primeiro post de 2011. Ultrapassamos a marca de 900 visitantes. Não cheguei aos mil como esperava antes do Natal, mas sei que logo, logo isso irá acontecer.

Espero que continuem interagindo, participando, e se informando sobre meus treinamentos. Já estou montando as primeiras agendas de cursos para 2011. Contacte-me para saber mais.

Forte abraço à todos e até breve!

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Microsoft Excel – Os novos recursos no filtro do Excel 2007/2010

Olá queridos amigos!

Hoje falarei sobre um tema bem interessante e que sofreu alterações muito boas a partir do Excel 2007. O recurso Filtro ganhou novos elementos e que vão agilizar bastante nosso trabalho. Na versão 2003, este recurso era bem limitado. O maior problema era a impossibilidade de filtrar por mais de dois itens ao mesmo tempo.

Lembra como era?

Crédito: http://www.unifesp.br/proex/dac/eaoc/apostilas/excel_2003/apostila.pdf

Na versão 2007/2010, o filtro básico ficou bem mais completo. Agora você tem caixas de seleção que permitem selecionar vários critérios ao mesmo tempo, permitindo uma abrangência muito maior em nossas filtragens:

Agora, você pode, além de classificar (é verdade, o filtro permitia classificação antigamente…), fazer classificações por cores (ótimo recurso para ser usado após as formatações condicionais, será meu tema em breve), Filtrar por cor (um sonho antigo, facilita muito para exibir todos os dados de uma determinada cor), Filtrar por texto e os novos filtros com caixas de seleção.

Como aplicar um filtro:

Para aplicar um filtro você pode fazer de várias formas diferentes: Usando Formatação Rápida de Planilha, que ensinei para vocês alguns posts atrás, clicando em qualquer ponto da sua planilha e indo à aba Início, Classificar e Filtrar, Filtro, ou clicando na sua planilha, indo à aba Dados, Filtro.

Início, Classificar e Filtrar, Filtro:

Dados, Filtro:

Vamos usar o exemplo da planilha abaixo:

Vamos ver o que podemos fazer utilizando os filtros do Excel 2007/2010:

Classificar Crescente ou Decrescente:

Você pode facilmente classificar crescente ou decrescente. O filtro agora ajuda da seguinte maneira: Se os seus dados forem números, ele mostrará: Do menor para o maior ou Do maior para o menor, se for texto: Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. Intuitivo não? No nosso exemplo, clicando em Situação, veremos o seguinte filtro:

Resultado:

Classificar por Cor:

Nos permite escolher qual a ordem que devemos colocar para os dados, a partir de suas cores de célula ou do texto. Para uso correto, filtre primeiro quem ficará em último lugar e vá fazendo sua ordenação de maneira descrescente.

Exemplo:

Como pode ver no exemplo, selecionei primeiro quem quero deixar em último lugar, o valor que estiver em vermelho (tá bom, isso é um vermelho claro ou melhor tá com cara de rosa…), depois repetiremos o processo com amarelo e finalizo com o verde. Fiz pela cor da célula, mas poderia também pela cor da fonte, ok?

Resultado:

Filtros por Cor:

Já os filtros por cores são para exibir apenas aqueles itens com a cor que você escolher. Ele ocultará os valores diferentes do item que você escolheu:

No meu exemplo filtrei todos os produtos que estão com situação Normal. Para isso usei filtrar por cor, e escolhi Amarelo. Observe que, como usei filtro, as linhas referentes aos outros dados ficaram ocultas, e os cabeçalhos das linhas ficaram em azul, mostrando que há dados filtrados na planilha. Outra forma de visualizar isso é observando que na coluna Situação aparece um funil no lugar da setinha do filtro.

Filtros de Texto:

Os filtros de texto dão a flexibilidade de usar critérios para determinar o seu filtro. Você pode exibir todos que começam com A, todos que contém Vendido, etc. Ele é bom para aqueles casos onde você tem os dados digitados uma parte no masculino e outra parte no feminino, como em Estagiário/Estagiária. Neste caso bastaria escolher Contém… e digitar Estagiá e pressionar OK e pronto, ele filtraria tanto os meninos quanto as meninas.

 

Filtros com caixas de seleção:

Permitem realizar o sonho de selecionar mais de dois itens em uma coluna. O máximo de itens que era possível filtrar eram dois, e isso quando você usava o filtro personalizado e sabia trabalhar com os critérios. Agora, basta você marcar e desmarcar as caixas de seleção e pronto. Uma dica legal é, se você tem muitas caixas para selecionar e precisa de poucas marcações, basta clicar em (Selecionar Tudo) e pronto, o Excel desmarcará automaticamente todas as caixas para vocês. Então, você marca as caixas que deseja ver o resultado e pressiona OK para aplicar o filtro.

Remover Filtro:

Para remover um filtro de uma coluna é simples. Basta ir na coluna onde você tem dados filtrados e clicar em “Limpar Filtro de … “. Todos os dados aparecerão normalmente.

 

Espero que este post ajude mais um pouco à todos que tem me elogiado, apoiado, dado dicas e sugestões. Eu estou muito feliz com as demonstrações de carinho e apoio que tenho recebido. Estou montando minha agenda para 2011 e quero treinar você. Entre em contato e saiba como funcionam os meus treinamentos. Não quer treinamento de prateleira? Customize, me pergunte como você pode fazer um treinamento sobre medida, de acordo com as suas necessidades, ou as necessidades de sua equipe.

Muito obrigado à todos os familiares, amigos, alunos e ex-alunos, colegas de trabalho e todos que acreditaram e acreditam em tudo que tenho feito para ajudar e tornar a vida de vocês mais fácil no ambiente de trabalho.

Espero que em 2011 nós possamos estar juntos para que eu possa aprender com você e que você possa me tornar um profissional cada vez melhor.

Este não deve ser o último post do ano, mas, para quem não vai ter um tempinho para poder me seguir ainda este ano, desejo um Natal abençoado e um excelente ano de 2011.

Tudo de bom para todos!

Grande abraço e até a próxima!

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